Andere informatie en diensten van de overheid: www.belgium.be
Informatiemagazine dat federale ambtenaren bij elkaar brengt
Lid van FED+?

De do’s en don’ts in een open werkplek

Toon grote weergave

Het eiland is ‘in’. Weg met deuren en afscheidingswanden. Vandaag kiezen we voor open office space. Motieven? Budgettaire overwegingen en een manier om samenwerking te bevorderen. Maar met z’n allen een plek delen vereist een aangepaste etiquette.

Irritant lawaai, ludieke afleiding, gebrek aan privacy, ongegeneerde inmenging en ongewenste geuren. Herkenbaar? Welkom in open office 2012. Het comfort van een collegiale samenwerking gecounterd door ongemakken en irritaties.

Lawaai

Irritatiefactor: Een symfonie aan diverse ringtones, luid gevoerde telefoongesprekken, hoogoplopende discussies, ongegeneerd gefoeter, trommelende vingers, uiteenspattende kauwgomballen en drummende pennen.

Spelregels:

  • Dim je stem bij telefoongesprekken.
  • Vermijd om je telefoon op speaker te zetten, gebruik handset of headset of trek je even terug in een beschikbare vergaderruimte. 
  • Zet je GSM op tril modus. 
  • Roepen naar een collega bij een spellingsissue? Neen! Gebruik de spellingscontrole van je tekstprogramma.
  • Snuivende en briesende geluiden, een knallende kauwgombal of slurpen aan je koffie? Neen. Laat je gaan in de koffieruimte of in de toiletten. 
  • Draai je radio zachtjes of gebruik een koptelefoon en zing vooral niet hardop mee. 
  • Gezellig bijbabbelen na je vakantie doe je tijdens de pauze of in een aparte ruimte.
     

Vertrouwelijke gesprekken

Irritatiefactor: Een sollicitatiegesprek, een vermaning, een loonissue, een familiale discussie, een ontslag of reorganisatie. Storend om er deel van uit te maken, gênant om te horen wat niet voor jou bedoeld is.

Spelregels:

  • Een vertrouwelijk gesprek voer je in een daartoe voorziene afgesloten ruimte. 
  • Vermijd afleiding door de inhoud van een gesprek, gêne bij het horen van wat privé is, partijdigheid in een discussie en inmenging of voorbarige conclusies van je collega’s. 
  • Een discussie met je partner uitvechten? Doe het thuis of via je GSM en dat in een van de private vergaderruimtes. 
  • Je bankzaken regel je niet in het openbaar. 
  • Vang je een discussie of gesprek op over een materie waar jij onderlegd in bent, meng je dan niet meteen in het gesprek. Toon voorzichtig dat je hoort waarover het gaat zeg dat je graag helpt indien dat gewenst is.


Afleiding

Irritatiefactor: Heen en weer geloop naar het kopieerapparaat, platte moppentapperij, voetbalverslaggeving, babyfoto’s met de bijbehorende oh’s en ah’s, hulpgeroep bij falende fax, wachtrij bij de printer wegens een 100 pagina’s afdruk en collega’s die je continu aanspreken.

Spelregels:

  • Die babyfoto’s kunnen ook bij de maaltijd. 
  • Grote aantallen printen? Doe het op een rustig moment zodat je de printer niet onnodig lang inpalmt. 
  • Bij een geblokkeerd office apparaat schakel je niet meteen vijf collega’s in. Probeer het zelf op te lossen of vraag hulp aan één iemand. 
  • Ga je op klantenbezoek, schakel je telefoon door naar het secretariaat of zet ‘m op voice mail. Voorkom dat je collega’s al je telefoons over zich heen krijgen. 
  • Papierlade van de printer leeg? Vul ze meteen bij. 
  • Laatste koffiepad gebruikt, doe het nodige om de voorraad weer aan te vullen. 
  • Even iets vragen aan je collega? Check of het schikt.


Rommel

Irritatiefactor: Rondslingerende documenten, stapels post-its, een uitpuilende vuinisbak, etensresten op de vergadertafel, koffievlekken op je desk, je makkelijke schoenen naast je bureau en je jas bovenop je dossiers.

Spelregels:

  • Ook al heb je een privé-desk, je werkt in een open ruimte. En die is van iedereen. Jouw troep stoort wellicht je ordelijke overbuur. 
  • Berg je sportschoenen op in een locker. Hang je jas aan de kapstok. 
  • Ruim na een meeting de vergaderzaal gezamenlijk op of vraag ieder om zijn etensresten, notities, glazen en blikjes mee te nemen. 
  • Heb je wat in de gemeenschappelijke koelkast staan, waak dan over de vervaldatum. Voorkom dat je collega’s je rondwandelende lunch moeten opruimen. 
  • Leen je een schaar van je collega, leg ze meteen na gebruik terug.


Geuren

Irritatiefactor: Een overdosis aan aftershave of parfum, een lookwalm, een indische opgewarmde maaltijd, transipratie of een boodschappentas met een kaasselectie.

Spelregels:

  • Gebruik geen opgewarmde maaltijden aan je desk. Eten doe je in de kantine. 
  • Wees zuinig met parfum. Niet iedereen kiest voor jouw geur. 
  • Heb steeds een mondverfrisser bij de hand. Een muntsnoepje of een mondverstuiver. Heb respect voor de collega’s die met jou in gesprek zijn. 
  • Plaats je boodschappen in de keukenruimte en hou indringende etensgeuren weg uit de werkruimte. 
  • Leg ’s zomers een deo in je bureaulade en ontgeur je inspanningen indien nodig. 
  • Hou je schoenen aan. 
  • Vraag een collega die je vertrouwt om aan te geven als je ongewenste geuren afgeeft. En biedt aan voor hem/haar hetzelfde te doen. 
  • Een rijpe camembert hoort niet thuis op een kantoor.


Studie wijst uit dat afleiding op het werk dagelijks gemiddeld zo’n 2,1 uur betekent. Of 28% van de werktijd. Elke afleiding vergt zo’n 5 minuten om weer in je workflow te geraken
.

Reacties

Hugo Van Uytfange zei op

Ik neem aan dat de cartoon een farce is. Hoe kan je je concentreren op die manier. Ik ben gepensioneerd, maar als ik dit hoor en lees heb ik daar wel mijn idee over. Dit leidt niet toe teamworK.

Archief: Mijn job & ik

Yes/No dialog

Ja Nee Sluiten x

Stuur naar een collega

Sluiten x

Login

Sluiten x
Sluiten Sluiten x

Klik op de afbeelding om te vergroten

Sluiten Sluiten x

Content dialog

Sluiten Sluiten x