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Le Nouveau Travail : mode d’emploi

Tim Rimez, Gudula Renwart, Veronique Cnudde, Jan Mathu en Marc Kwanten.

Le SPF Mobilité et Transports emboîte le pas au SPF Sécurité sociale et prépare son personnel, sa technologie et ses bureaux au Nouveau Travail. Mais en quoi cela consiste-t-il exactement ? Et quels en sont les bénéfices ? Fédra vous montre la voie au sein de cette nouvelle culture organisationnelle.

En 2013, les administrations fédérales comptaient 6.139 télétravailleurs, ce qui représente une hausse de 61 % par rapport à 2012 et 8 % des 77.617 membres du personnel actifs. Ces chiffres nous viennent du rapport annuel du SPF P&O, qui se base sur les informations de PData. La pointeuse disparaît également de plus en plus au profit de davantage de flexibilité, avec une attention croissante pour la qualité des prestations.

Le Nouveau Travail, c’est toutefois bien plus que travailler où et quand on le souhaite. Il s’agit d’une autre forme de leadership basée sur une confiance, une autonomie et une flexibilité accrues.

Les open spaces permettent en outre d’être en contact avec des personnes qui ne quitteraient autrement leur bureau que très rarement. Les chefs deviennent de plus en plus des coachs. 

Et c’est ce qu’on pense aussi au SPF Mobilité et Transports. Un peu plus de 2 ans après que le SPF Sécurité sociale eut provoqué une révolution dans les bureaux des administrations fédérales, le vent du Nouveau Travail souffle à présent aussi sur ce SPF.

« Lorsque nous avons été confrontés à un manque d’espace en 2012, nous avons décidé d’introduire un dossier auprès d’Optifed, le programme d’efficience fédéral », explique Jan Mathu de concert avec Veronique Lagrange, chef de projet du Nouveau Travail au sein du SPF Mobilité et Transports. « Nous avons ainsi reçu en février 2013 un budget de 1,5 million d’euros via Optifed, afin d’adapter deux étages de bureaux en un espace qui répond aux caractéristiques du Nouveau Travail. »

Choisir son lieu de travail

Les 5e et 6e étages ont aujourd’hui été transformés, et tous les autres seront prêts d’ici mars 2015. Le résultat : un espace jeune et dynamique. Adieu long couloir aux bureaux individuels, bonjour coin café avec wifi, coins fauteuils, casiers pour les effets personnels, bacs à papier centraux et postes de travail adaptés au système de flex/clean desks avec un téléphone et une station d’accueil pour PC portables.

On constate un important contraste entre les étages transformés et les autres au sein du bâtiment du SPF Mobilité et Transports.

« Travailler avec un flex desk consiste à laisser nos membres du personnel choisir leur poste de travail selon la tâche qu’ils doivent effectuer à ce moment », indique Jan Mathu. Il existe deux types d’espaces de travail. « Dans le premier, les collègues peuvent discuter entre eux, tandis qu’il faut respecter le silence et la concentration dans le deuxième », poursuit Jan. « Les salles de réunion individuelles sont destinées aux entretiens téléphoniques, aux meetings ou aux dossiers confidentiels. Et à la fin de la journée, tous rangent entièrement leur bureau pour travailler de la maison ou à un autre endroit le lendemain, ce qui nous permet d’utiliser l’espace de bureaux de manière optimale. »

Ce système ne fait en outre pas disparaître l’esprit de groupe. Il vous permet justement d’étendre vos connaissances et votre champ de vision en échangeant vos idées et expériences avec vos collègues. 

On a aussi fait tomber les murs des supérieurs hiérarchiques. Il s’agit d’une condition essentielle dans le cadre du Nouveau Travail, qui est axé sur un leadership transversal. Et Tim Rimez, responsable de la Direction Technique de la Direction générale Transport aérien, le sait. « Le déménagement dans un open space est avant tout un changement visuel, mais le projet ne se limite pas à cela », indique Tim.

Il existe 2 types d’espaces de travail : dans le premier, les collègues peuvent discuter entre eux, tandis qu’il faut respecter le silence et la concentration dans le deuxième. 

« La liberté et responsabilité accrues dont profitent les membres du personnel les incitent davantage à soumettre leurs propres idées et à prendre des initiatives », poursuit-il. « Ils s’épanouissent et se sentent libérés des carcans de l’administration figée. Cela développe une culture de confiance mutuelle qui laisse une place au changement. Les managers deviennent de plus en plus des coachs. Le savoir n’est désormais plus entre les mains d’une seule personne et ils ne sont plus un passage obligé pour toutes les décisions. Au lieu de cela, vous vous concentrez sur la création d’un environnement au sein duquel les gens font bien leur travail. Les open spaces permettent en outre d’être en contact avec des personnes qui ne quitteraient autrement leur bureau que très rarement. »

Des travailleurs satisfaits

Il n’existe pourtant pas de définition du Nouveau Travail. « Pour développer le Nouveau Travail dans notre administration, nous sommes partis d’un objectif : comment le Nouveau Travail peut-il générer davantage de travailleurs satisfaits ? », indique Jan Mathu. « Un but grâce auquel nous voulons attirer des profils forts, mais aussi renforcer la productivité des membres du personnel. »

Les membres du personnel qui n’arrivent pas à gérer cette nouvelle façon de travailler ou les supérieurs hiérarchiques n’étant pas prêts à lâcher du lest en matière de leadership sont un important défi. 

Pour pouvoir déterminer plus avant ce qu’impliquait le Nouveau Travail, le SPF Mobilité et Transports a fait appel à ses collaborateurs. « Nous avons organisé des workshops avec les membres du personnel et avons compilé leurs avis dans un texte de vision, qui a été approuvé par le comité de direction. Ils voulaient avant tout davantage d’autonomie, de confiance et d’orientation résultats. Nous avons ensuite mis sur pied plusieurs groupes de projet chargés des différents aspects de l’introduction du Nouveau Travail : infrastructure, numérisation, change management, processus de travail et communication interne. »

De la luminosité et de la couleur contribuent aussi à la dynamique du lieu de travail.

Il n’y a que très peu de règles. La seule consiste à respecter la limite de trois jours par semaine de télétravail, de travail à domicile ou dans un bureau satellite. « Pour le reste, tous sont libres de choisir comment utiliser cette nouvelle façon de travailler en concertation avec leur équipe et chef pour que cela fonctionne au mieux », poursuit Jan Mathu.

Le changement ne s’est pas fait attendre. Marc Kwanten, ingénieur et conseiller en politique au SPF Mobilité, est déjà ravi d’avoir pu dire adieu à la pointeuse, un projet pilote dans le cadre du Nouveau Travail. « Nous ne sommes désormais plus évalués sur la base de notre présence, mais bien sur des objectifs et prestations. J’arrive donc à mieux concilier vie professionnelle et vie privée, et les heures que je passe chaque jour à travailler dans le train comptent également. Si les open spaces favorisent la collégialité et encouragent l’échange d’information, je me demande toutefois s’ils augmentent vraiment la productivité. J’éprouve aussi des difficultés avec le système de clean desks, surtout lorsque je reviens travailler au bureau le lendemain. Cela signifie en effet que je dois arrêter un quart d’heure plus tôt pour tout ranger, pour simplement tout réinstaller le jour suivant. »

Des engagements clairs

Plus de responsabilités, cela veut aussi dire davantage d’organisation. « C’est exactement pour ça qu’il est essentiel de passer des accords clairs », explique Jan Mathu. « Les membres du personnel qui n’arrivent pas à gérer cette nouvelle façon de travailler ou les supérieurs hiérarchiques n’étant pas prêts à lâcher du lest en matière de leadership sont un important défi. »

De bons engagements constituent aussi un fil rouge pour vous. « L’un des dangers du télétravail est que l’on franchit les limites », indique Jan. « Je pense aux risques que comporte le fait d’être chez soi, comme les enfants qui sont à la maison ou le facteur qui vient sonner à la porte, et qui provoquent une baisse de la concentration, inconsciemment ou non. D’autres par contre ne comptent plus leurs heures parce qu’ils ne doivent pas prendre le train ou pensent qu’il leur suffit d’une petite demi-heure de plus pour achever leur travail. Ils perdent la notion du temps et la frontière entre travail et vie privée s’estompe bien plus qu’il ne le faudrait. Cela peut aussi vouloir dire qu’ils continueront à consulter leurs e-mails sur leur smartphone. »

En travaillant à la maison ou depuis un autre endroit, il faut choisir plus minutieusement les dossiers que l’on emporte et l’on est dès lors bien plus organisé. 

D’un autre côté, on utilise son temps plus intelligemment. « Le temps que tous les collègues passent au bureau est limité, et on planifie ainsi ses réunions de manière plus réfléchie », explique Gudula Renwart, conseillère juridique au SPF Mobilité et Transports. « Vous y réfléchissez donc à deux fois avant de faire venir vos collègues à Bruxelles. Ce système permet aussi des réunions bien plus efficaces. Outre les moments de concertation formels, vous avez du temps pour des discussions plus décontractées ou moins longues et vous pouvez vous réunir dans le coin café ou dans les petites salles de réunion. »

Le coin café permet de tenir des réunions informelles ou plus courtes.

« Ce système ne fait en outre pas disparaître l’esprit de groupe, bien au contraire », poursuit Gudula. « Il vous permet justement d’étendre vos connaissances et votre champ de vision en échangeant vos idées et expériences avec vos collègues. Vous pouvez désormais aussi choisir votre type de poste de travail : espace individuel, télétravail ou espace de concertation selon le travail que vous devez effectuer ce jour-là. Ce système amène donc une nouvelle dynamique sur le lieu de travail. »

Terminé le papier

Le Nouveau Travail incite aussi à mieux gérer le temps, l’espace et l’énergie dans d’autres domaines. « J’ai testé un open space pendant deux mois », raconte Veronique Cnudde, responsable de la Cellule stratégique et politique du SPF Mobilité et Transports. « Ce qui m’a le plus sauté aux yeux, c’est que j’ai été obligée de procéder à une sélection rigoureuse de mes dossiers. En travaillant à la maison ou depuis un autre endroit, il faut choisir plus minutieusement les dossiers que l’on emporte et l’on est dès lors bien plus organisé. On jette ce dont on n’a plus besoin, on classe tout correctement et on évite ainsi de se noyer dans une montagne de papier. »

« Nous avons malgré tout toujours énormément d’archives, et je vais dès lors souvent m’asseoir au même endroit », continue Veronique. « Là où je suis, les gens peuvent cependant facilement venir me parler, et je suis donc beaucoup plus souvent dérangée qu’avant, même si ce n’est que pour cinq minutes. Il n’est pas évident, surtout pour les supérieurs, d’indiquer quand on souhaite se concentrer et continuer à travailler. Mais j’aime me balader dans nos bureaux. Il y a aussi le wifi partout, ce qui me permet de continuer à travailler entre deux réunions sur mon PC portable ou de répondre rapidement aux questions qu’on m’envoie. »

Les membres du personnel choisissent leur poste de travail selon la tâche qu’ils doivent effectuer et rangent leur bureau par la suite. Certains aiment démarrer la journée avec un bureau propre, tandis que d’autres trouvent qu’on leur en demande trop.

« Mettre le Nouveau Travail en œuvre ne se fait pas en un jour », conclut Jan Mathu. « Ce concept requiert un équilibre adéquat entre le télétravail et le travail dans les nouveaux bureaux. Bon nombre de supérieurs ne sont pas encore prêts pour ce changement, et nous sommes en outre confrontés à de sacrés défis en matière de numérisation. La collégialité et le respect restent bien sûr fondamentaux. La liberté du Nouveau Travail s’arrête là où celle des autres commence. »

Le Nouveau Travail en chiffres

  • 1.289 travailleurs sont actifs au SPF Mobilité et Transports à Bruxelles. Les services externes comptent 200 membres supplémentaires.
  • Environ 350 à 400 collaborateurs du SPF Mobilité et Transports à Bruxelles font aujourd’hui du télétravail. Le but ? Faire en sorte d’y convertir 1.000 collaborateurs d’ici 2015. Un système impossible pour le personnel des guichets, mais on recherche le plus possible une façon d’instaurer le télétravail pour les autres membres du personnel.
  • Les membres du personnel du SPF Mobilité et Transports ont accès à un réseau inter-fédéral de 22 bureaux satellites répartis dans toute la Belgique. Ils partagent ces bureaux avec le SPF Sécurité sociale, le SPF Économie, le SPF Finances, le SPF Santé publique et l’AFSCA.
  • L'aménagement des nouveaux espaces de bureau et bureaux satellites permettent au SPF Mobilité et Transports de réaliser des économies annuelles de 1,6 million d’euros sur le loyer.
  • Le nombre de personnes ayant postulé au Selor pour travailler au SPF Sécurité sociale est passé de 17 % (il y a 10 ans) à 90 % (après l’introduction du Nouveau Travail).
  • Au SPF Sécurité sociale, 91 % des membres du personnel indiquent être moins stressés et plus motivés grâce au télétravail. Le nombre de télétravailleurs était de 894 en 2012 (pour 1.127 collaborateurs à la fin de 2013). En mars 2014, seuls 9 % des travailleurs pointaient encore.

Felink en visite au SPF Mobilité et Transports

Felink a visité les tout nouveaux bureaux du SPF Mobilité et Transports a pu découvrir de près le "Nouveau Travail". Envie de savoir ce qu'ils en pensent ? Lisez leur compte rendu  ici !

réactions

Hooft martine a dit

Je suis actuellement dans un petit bureau de 2 personnes et très heureuse comme ça. Hélas, nous allons prochainement nous retrouver dans un plus grand bureau et ça ne nous réjouit pas du tout. Vous n'êtes pas réalistes.

NV a dit

Een initiatief om jaloers op te zijn! Die frisse wind van vernieuwing zou van mij op alle overheidsdiensten mogen waaien. Al heb ik mijn twijfels bij de haalbaarheid van sommige aspecten. Zo zie ik de afschaffing van de prikklok hier niet meteen goed komen. Hoe mensen stimuleren om hun verantwoordelijkheden te nemen? Hoe prestaties concreet meten? Is er zoiets als een algemene doelstelling die alle overheidsdiensten moeten behalen qua new way of working? Of beslist elke overheidsdienst op zich of hij mee op de kar van vernieuwing springt of niet? Jammer dat de ene overheidsdienst zo'n vooruitgang boekt en dat anderen achterblijven... Proficiat in elk geval aan de FOD Mobiliteit en Vervoer! Veel succes!

Bart a dit

Deze moderne aanpak staat in schril contrast met de bureaucratische wijze waarop het DIV vandaag nog steeds werkt. Voor handelaars, die verplicht zijn nog steeds gebruik te maken van de fysieke loketten, is het nog steeds dagelijks Kafka.

Adri De Boeck a dit

Professioneel aangepakt. Er moet inderdaad een visie achter zo'n project zitten. Het gaat verder dan logistieke aanpassingen. Ik hoop dat Justitie de komende jaren ook mee op die trein springt. Je voelt dat dat er bij veel van onze diensten nood is aan een compleet nieuwe manier van werken. Ik hoop dat we het hier ook van A tot Z aanpakken, en niet gewoon de muren neersmijten om meer mense in eenzelfde gebouw te stampen en geld te besparen. Misschien staan wij binnen 2 jaar hier ook op de fedra-site :)

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